Home

Uitslag enquête over het delen van documenten

20 december 2017

In de afgelopen periode heeft het I-GO-team een enquête afgenomen onder alle medewerkers van de Gelderse Omgevingsdiensten, om de behoefte aan een centrale documentenvoorziening te meten. De resultaten op een rij.

Om te toetsen hoe intensief het verwachte gebruik is van een ‘documentenvoorziening’ is een enquête uitgezet onder alle OD-medewerkers. De vragenlijst kon online worden ingevuld. Er werden hoofdzakelijk gesloten vragen gesteld waarbij het mogelijk was een toelichting te geven.

Belangrijkste resultaten
245 van de 750 medewerkers hebben de enquête ingevuld. Een belangrijke conclusie is dat 29% van de respondenten behoefte heeft aan VTH-documenten van andere omgevingsdiensten voor de uitvoering van hun taak. Op deze groep gaan we hieronder nader in. 75% hiervan ervaart belemmeringen in het verkrijgen van die VTH-documenten en 88% ziet toegevoegde waarde in een centrale documentenvoorziening.
De frequentie waarin medewerkers VTH-documenten van andere OD’s willen raadplegen, verschilt sterk. Van de medewerkers die behoefte hebben aan VTH-documenten, is dat bij 43% dagelijks of wekelijks. Medewerkers hebben niet alleen VTH-documenten van complexe bedrijven nodig, maar ook van niet-complexe bedrijven.

Toegevoegde waarde van documentenvoorziening
Uit de enquête blijkt dat medewerkers hoofdzakelijk collega’s van andere OD’s benaderen om VTH-documenten op te vragen. Dit gebeurt per mail en per telefoon. Als belemmeringen die medewerkers hierbij ervaren, noemen de respondenten:

  • Het kost veel tijd voor beide partijen om documenten op te vragen, uit te zoeken en te versturen.
  • Het duurt lang voordat je benodigde informatie hebt.
  • Je bent afhankelijk van anderen en weet daarom niet of informatie volledig is.
  • Het is niet veilig om documenten per mail of WeTransfer te versturen.
  • Het is onprofessioneel naar buiten toe als documenten ontbreken of als deze bij bedrijven zelf opgevraagd moeten worden.

Extrapolatie van resultaten
31 van de 245 respondenten geven aan dat zij voor hun functie VTH-documenten van andere OD’s moeten kunnen raadplegen en dit dagelijks of wekelijks doen. Als we dit doorvertalen naar het totaal aantal medewerkers, dan is een grove schatting dat ca. 95 medewerkers van de Gelderse Omgevingsdiensten op regelmatige basis VTH-documenten van andere omgevingsdiensten gebruiken.
41 van de 245 respondenten hebben op maandelijkse of incidentele basis VTH-documenten van andere OD’s nodig. Dat zijn op de totale Gelderse Omgevingsdiensten ca. 125 medewerkers. Het is vanzelfsprekend dat een groot aantal ‘incidentele gebruikers’ in het aantal opvragingen van VTH-documenten overeenkomt met een klein aantal ‘regelmatige gebruikers’. Deze worden om een voorzichtige schatting te maken echter buiten beschouwing gelaten.

Conclusie
Een significant deel van de medewerkers vraagt frequent VTH-documenten op bij andere OD’s. Medewerkers ervaren beperkingen in deze werkwijze en zien toegevoegde waarde in een centrale documentenvoorziening. In de nabije toekomst zou dit percentage nog weleens kunnen veranderen (omhoog, omlaag), bijvoorbeeld doordat de vergunningverlening voor provinciale inrichtingen per 1 januari wordt ondergebracht bij de ODRN.

Download alle resultaten van de enquête als pdf.