Home

I-GO doet onderzoek naar documentenvoorziening

28 maart 2018

In het programmaplan van I-GO is de ambitie opgenomen om een voorziening te maken voor de documenten van in ieder geval de complexe inrichtingen. In deze voorziening kunnen medewerkers de actuele documenten raadplegen. I-GO onderzoekt momenteel of en hoe deze voorziening ontwikkeld kan worden. De kosten aan de zijde van enkele omgevingsdiensten zijn immers dusdanig hoog dat vraagtekens ontstonden over nut en noodzaak én aansluiting van deze voorziening op de gezamenlijke langetermijnambities.

Met een documentenvoorziening worden de documenten via een centrale raadpleegomgeving (een kaart of scherm) ontsloten. In de voorkeursvariant wordt gebruikgemaakt van de landelijke standaard voor Zaak- en Documentservices (ZDS). Met deze landelijke standaard worden de documenten getoond die door ieder van de zeven diensten in hun eigen documentmanagementsysteem (DMS) zijn opgeslagen. Medewerkers hoeven dus geen extra handelingen te verrichten, er worden geen kopieën van documenten gemaakt/verstuurd en toch kunnen de documenten beschikbaar worden gesteld voor collega’s van andere diensten.

Nut en noodzaak
In het Directeurenoverleg van 14 februari heeft het I-GO-team de vraag gekregen om zich nog eens goed te verdiepen in nut en noodzaak van een dergelijke voorziening. Voor enkele omgevingsdiensten betekent het implementeren van deze voorziening immers een hoge investering, omdat deze diensten (nog) geen gebruik maken van de landelijke standaard. Daarnaast was het voor de directeuren niet duidelijk hoe deze voorziening zich precies verhoudt tot de gezamenlijke informatievoorziening: wat willen we in de toekomst nu wel/niet gezamenlijk?

Strategie
Daarom maakt het I-GO-team eind maart/begin april een rondje langs de medewerkers van de zeven omgevingsdiensten die in december in een enquête hebben aangegeven dat ze de toegevoegde waarde zien van een dergelijke voorziening. De resultaten worden geanalyseerd met de informatiemanagers van de zeven omgevingsdiensten. Samen met hen ontwikkelen we een gezamenlijke visie op en strategie voor de documentenvoorziening.