Home

Documentenvoorziening in ontwikkeling

13 juli 2018

Bij de behandeling van bezwaar- en beroepszaken is regelmatig inzage nodig in documenten van andere omgevingsdiensten, net als bij de handhaving van complexe bedrijven en het ketentoezicht. Deze documenten worden vaak via e-mail, WeTransfer en Dropbox uitgewisseld. Het I-GO-ontwikkelteam werkt samen met de ICT-medewerkers van de omgevingsdiensten aan één voorziening om documenten van alle objecten vanaf iedere werkplek te kunnen raadplegen.

Bij de complexe bedrijven houden meer omgevingsdiensten de gegevens en documenten van één bedrijf bij. Met name bij deze bedrijven gaat veel tijd verloren aan het opvragen, opzoeken en toesturen van documenten. Als blijkt dat niet het juiste document is toegestuurd, is er door afhankelijkheid van collega’s bij andere diensten weer wachttijd. Dit kan beter.

Pilotfase
De directeuren hebben opdracht gegeven om drie omgevingsdiensten in een pilotfase aan te laten sluiten op een centrale documentenvoorziening. Het gaat in eerste instantie om de ODA en de ODNV, en later dit jaar de ODRN. Via de centrale documentenvoorziening (via zoekscherm en geoviewer) kunnen medewerkers van de omgevingsdiensten documenten (op object- en zaakniveau) van deze drie omgevingsdiensten zoeken en tonen in hun beeldscherm. De gebruiker heeft dan alle documenten direct bij de hand, waarbij geen onderscheid te merken is in de documentensystemen van de omgevingsdiensten waar de documenten uit komen.
Met de gezamenlijke documentenvoorziening wordt ook voorkomen dat ieder document bij meerdere omgevingsdiensten moet worden gearchiveerd, zoals dit bij het toezenden via mail, WeTransfer of Dropbox wel moet. Zo nodig kan het document door de gebruiker wel lokaal worden opgeslagen.

Centraal te raadplegen
De documenten van ODA en ODNV zijn eind september centraal raadpleegbaar voor de medewerkers van de omgevingsdiensten. Medewerkers van de Gelderse diensten kunnen daarmee de documenten raadplegen op iedere locatie met internettoegang. Eind 2018 wordt het gebruik geëvalueerd. Dan besluit het Directeurenoverleg ook of de pilot wordt uitgebreid met de documenten van andere diensten. Voor een aantal andere diensten is het realiseren van een dergelijke voorziening nogal kostbaar doordat het eigen documentensysteem (nog) niet voldoet aan de landelijke standaard voor zaak- en documentservices.